Rätt bilpolicy för ditt företag – en komplett guide

Vad är en bilpolicy och varför behövs den?

En bilpolicy är ett dokument som fastställer regler och riktlinjer för användning av företagsbilar. Syftet är att säkerställa att bilarna används korrekt, att kostnader kontrolleras och att arbetsgivarens och de anställdas ansvar är tydligt definierade. En genomtänkt bilpolicy minskar risken för missförstånd och skapar en mer effektiv fordonsflotta.

Så skapar du en tydlig bilpolicy

För att skapa en tydlig bilpolicy bör du inkludera följande delar:

• Fastställ syfte och omfattning: Ska bilpolicyn omfatta alla anställda med tillgång till företagsbilar, eller gäller den endast för specifika fordonstyper som förmånsbilar och servicebilar? Klargör även om policyn gäller både privat och tjänsterelaterad körning.

• Kostnadsfördelning och ersättningar: Klargör hur bilkostnader hanteras, inklusive bränslekostnader, försäkring, parkering och trängselskatt. Ange också vad som gäller för milersättning vid tjänsteresor och vilka regler som gäller för att få ersättning vid privata resor med tjänstebil.

• Ansvar och underhåll: Förtydliga de anställdas ansvar när det gäller service, reparationer och skador. Behöver föraren själv boka service, eller ansvarar företaget för detta? Ange även rutiner för rapportering av skador och olyckor.

• Trafiksäkerhet och miljökrav: Policyn bör innehålla riktlinjer för trafiksäkerhet, exempelvis krav på nykter körning, mobilanvändning och användning av säkerhetsbälte. 

• Dokumentation och uppföljning: För att säkerställa efterlevnad av bilpolicyn bör företaget ha rutiner för dokumentation och uppföljning. Digitala körjournaler, som Abax erbjuder, kan vara en smidig lösning för att automatiskt registrera körsträckor, bränsleförbrukning och resmönster. Detta underlättar administrationen och minskar risken för felaktiga eller ofullständiga uppgifter.

Skillnader i bilpolicyn för förmånsbil och servicebil

En bilpolicy behöver anpassas utifrån vilken typ av bil som används inom företaget. Förmånsbilar, företagsbilar och servicebilar har olika syften och användningsområden, vilket innebär att regler och riktlinjer kan skilja sig åt.

Förmånsbil – en privat förmån med skatteregler

En förmånsbil är en bil som en anställd får använda både i tjänsten och privat. Eftersom detta räknas som en skattepliktig förmån måste bilpolicyn inkludera riktlinjer för beskattning, drivmedelsförmån och eventuella begränsningar kring privatkörning. Företaget kan exempelvis kräva att föraren står för en viss del av kostnaderna eller begränsa valet av bilmodeller för att minska skatteeffekten. Skatteverket har tydliga regler för beskattning av förmånsbilar, och det är viktigt att policyn beskriver:

• Hur förmånsbeskattningen fungerar.

• Vilka kostnader företaget och den anställde står för.

• Rutiner för körjournal och rapportering av privat användning.

Servicebil – ett arbetsverktyg med striktare regler

En servicebil är en företagsägd bil som endast får användas i tjänsten. Dessa bilar används ofta av tekniker, hantverkare och fältpersonal. Policyn för servicebilar måste därför tydligt klargöra att privat användning är förbjuden eller kraftigt begränsad. Det kan även finnas krav på dokumentation av körsträckor och bränsleförbrukning för att säkerställa att bilen endast används för arbetsrelaterade resor.

En bilpolicy för servicebilar bör inkludera:

• Vem som får använda bilen.

• Om bilen får tas hem efter arbetstid.

• Hur bränsle- och underhållskostnader hanteras.

• Krav på rapportering och dokumentation.

Bilpolicy exempel – hur kan en färdig policy se ut?

Ett exempel på en bilpolicy kan se ut så här:

1. Syfte och omfattning
   Denna bilpolicy fastställer riktlinjer för användning av företagsbilar inom [Företagsnamn]. Policyn gäller samtliga anställda som har tillgång till förmånsbil eller servicebil och omfattar både privat och tjänsterelaterad körning. Syftet är att tydliggöra ansvar, kostnadsfördelning och regler för säker och effektiv hantering av företagsbilar.

2. Kostnadsfördelning och ersättningar

• Bränsle och förbrukning: Bränslekostnader för tjänsteresor ersätts av företaget mot kvitto eller genom tankkort. Privata resor med förmånsbil bekostas av den anställde.

• Försäkring: Samtliga företagsbilar är försäkrade genom företaget. Självrisk vid skada kan belasta den anställde vid oaktsamhet.

• Parkering och trängselskatt: Företaget står för kostnader relaterade till parkering och trängselskatt vid tjänsteresor.

• Milersättning: Vid användning av privat bil i tjänsten utgår milersättning enligt Skatteverkets gällande schablonbelopp.

3. Ansvar och underhåll

• Föraren ansvarar för att bilen hålls i gott skick och rapporterar eventuella skador till företaget omedelbart.

• Service och reparationer sköts av företaget enligt tillverkarens rekommendationer.

• Vid trafikförseelser är föraren personligen ansvarig för eventuella böter och avgifter.

4. Trafiksäkerhet och miljökrav

• Föraren ska alltid följa gällande trafikregler och köra på ett säkert och ansvarsfullt sätt.

• Alkohol och droger får inte förekomma vid körning.

• Mobilanvändning under körning får endast ske med handsfree-lösning.

• Företaget förespråkar användning av miljövänliga fordon och bränslesnål körning.

5. Dokumentation och uppföljning

• Samtliga anställda med tillgång till företagsbil ska dokumentera sina resor. En körjournal är inte ett lagkrav, men är det vanligaste och mest tillförlitliga sättet att visa hur bilen använts.

• Regelbunden uppföljning sker för att säkerställa att policyn efterlevs och att företagets bilar används enligt avtalade riktlinjer.

Digital körjournal – ett verktyg för att följa bilpolicyn

Med en körjournal som Abax Triplog kan företag automatiskt registrera resor, milersättning och trängselskatt enligt Skatteverkets krav. Detta minskar den administrativa bördan och säkerställer att policyn följs. Läs mer om hur en digital körjournal kan hjälpa ditt företag!