Fyra tips för att få bättre fordonskontroll

Rutinarbete som tar upp all tid

Många fordonsansvariga, oavsett om de arbetar heltid eller deltid, fastnar i tidskrävande och manuella processer. Det dagliga administrativa arbetet kan innebära hantering av fakturor, skadeuppföljning, dokumenthantering och fysiska underskrifter. All denna tid skulle kunna användas bättre genom att arbeta mer proaktivt med fordonspark.

Så kan du effektivisera din fordonspark

Det finns flera sätt att minska tidsåtgången för rutinuppgifter och fokusera på mer värdeskapande arbete. Här är några konkreta tips:

1. Digitalisera och automatisera processer

Många viktiga bildokument och processer kan idag hanteras digitalt. Genom att använda elektronisk signering, molnbaserad dokumenthantering och automatiska larm om viktiga händelser kan du reducera tidsåtgången och minimera risken för fel.

2. Delegera mer till dina leverantörer

Många leverantörer erbjuder supporttjanster som kan ta bort tidskrävande moment från din arbetsdag. Exempel på detta är:

• Automatiserade larmlistor över viktiga händelser

• Uppföljning av avvikande kostnader

• Skadeuppföljning och support till förare

• Effektivare beställnings- och avslutsprocesser

3. Gå från fysiska dokument till digital kommunikation

Många verksamheter får fortfarande viktig information via fysiska brev som sedan ska distribueras internt. Genom att istället arbeta med digitala lösningar kan informationen skickas direkt till rätt person utan din inblandning.

4. Använd digitala körjournaler i alla fordon

Att ha en digital körjournal i varje fordon i din fordonsflotta kan automatisera rapporteringen och minska administrationen avsevärt. Genom att använda en digital lösning kan du säkerställa korrekt och automatiserad registrering av körsträckor, resor och bränsleförbrukning. Detta underlättar skatte- och rapporteringskrav, samt ger en bättre överblick över hur fordonen används. 

Mer tid för strategisk fordonskontroll

Genom att effektivisera rutiner och implementera smarta systemlösningar kan tiden som läggs på administrativa moment ofta halveras. Detta ger dig mer utrymme att arbeta proaktivt med din fordonskontroll, exempelvis genom att:

• Analysera hur era fordon används

• Identifiera optimeringsmöjligheter

• Förstå och minska onödiga kostnader

En mer strategisk hantering av fordonparken kan innebära stora besparingar och effektiviseringar för hela verksamheten. Istället för att fastna i rutinuppgifter kan du fokusera på att optimera din fordonspark och säkerställa att varje fordon används på bästa sätt.

Vill du veta mer om hur du kan effektivisera din fordonspark och arbeta mer proaktivt? Kontakta oss för att upptäcka smarta lösningar som sparar tid och pengar!