Voertuigen monitoren en privacy: dit zegt de wet
Als wagenparkbeheerder wil je natuurlijk vooral dat je team op het juiste moment op de juiste plaats is, iets waarbij voertuigtracking behoorlijk essentieel is. Er bestaat geen twijfel over dat GPS-trackers en andere telematica helpen met efficiëntie en winstgevendheid, maar hoe zit het met de ethische kant van personeel tracken? Laten we even bekijken wat de privacywet zegt.
Medewerkers monitoren: het is een hot topic, zeker met het toegenomen aandeel thuiswerkende medewerkers. De grens tussen het implementeren van technologie die je business ten goede komt en een inbreuk plegen op de privacy van je medewerkers, kan erg dun zijn. Het is daarom belangrijk om je bewust te zijn van welke wetten en regels gelden, zodat je de balans tussen beide kanten mooi in evenwicht houdt.
Mag je medewerkers monitoren in Nederland?
Je medewerkers monitoren en/of tracken is toegestaan, maar alleen als je voldoet aan de privacywetgeving (AVG, de Algemene verordening gegevensbescherming). Die stipuleert zes voorwaarden waarmee je als werkgever rekening moet houden:
Gerechtvaardigd belang: je kunt aantonen dat er een gegronde reden is voor het monitoren of tracken. Bijvoorbeeld, weten welke wagen het dichtst bij de klant is.
Noodzaak: je kunt aantonen dat er redelijkerwijs geen andere manier is om dit doel te bereiken.
Personeel informeren: je medewerkers moeten precies weten wat er wel en niet wordt gemonitord en hoe dat gebeurt.
Privé-informatie respecteren: je mag medewerkers niet monitoren in hun privétijd. Als medewerkers hun bedrijfswagen ook voor privévervoer gebruiken, moet het trackingsysteem afgezet kunnen worden buiten de werkuren.
Instemming ondernemingsraad: de OR van je bedrijf moet instemmen met het monitoren van personeel.
Data Protection Impact Assessment (DPIA): als je personeel stelselmatig monitort, moet je eerst een DPIA uitvoeren om de impact hiervan te evalueren.
Dat klinkt misschien complex, maar in wezen is het vrij eenvoudig: tracken mag, zolang je aantoont dat het noodzakelijk is, je personeel duidelijk informeert, en de OR instemt. Bedrijven met een wagenpark dat naar klanten uitrijdt, kunnen duidelijk aantonen dat zaken als GPS-tracking en monitoren van rijgedrag gerechtvaardigd zijn door zakelijk belang. Ze helpen je immers efficiënter te werken dankzij diepgaande inzichten in parameters als voertuigbezetting, digitale kilometerregistratie en meer.
Hoe verantwoord je monitoring aan je personeel?
Wat mag volgens de wet en wat juist aanvoelt als medewerker, is niet altijd hetzelfde. Het is daarom niet alleen belangrijk om de regels te volgen, maar ook om je personeel mee te krijgen. Gelukkig zijn er manieren om dit vlotter te laten verlopen.
Zorg voor duidelijk beleid en heldere communicatie. Transparantie is van het grootste belang. Leg uit wat er gemonitord wordt, wanneer, hoe, en waarom.
Benadruk de voordelen. Leg uit wat het doel van het monitoren is en welke voordelen het met zich meebrengt voor het bedrijf en voor de medewerker, bijvoorbeeld een veiligere werkomgeving en het automatisch loggen van werk- en privéritten.
Betrek je medewerkers. Beslis niet zomaar van bovenaf, maar laat je medewerkers meedenken en feedback geven over je systemen. Dat geeft vertrouwen.
Gebruik monitoring voor positieve doeleinden. Zaken als rijgedraganalyse kan je beter gebruiken als basis voor extra training en om positief gedrag te belonen, niet om inbreuken te bestraffen.
ABAX begrijpt dat de balans tussen monitoring en privacy delicaat kan zijn. Gelukkig zijn onze Smart Mobility-oplossingen ontworpen met deze balans in gedachten. Zo bieden onze geavanceerde oplossingen voor tracking- en monitoring jou waardevolle inzichten zonder een inbreuk te vormen op de privacy van je medewerkers.