Data Privacy Day 2024
28 januari is het Data Privacy Day, dus het lijkt goed om overwegingen met betrekking tot privacy van gegevens te bespreken als het gaat om het beheren en volgen van bedrijfsmiddelen - of dat nu bedrijfsauto's, wagenparken of gehuurde machines en gereedschappen zijn.
GDPR en tracking
Software voor het volgen van voertuigen en bedrijfsmiddelen helpt bedrijven om efficiënter en productiever te werken. Bij het gebruik van trackingapparatuur is het echter belangrijk om te weten en te begrijpen dat de locatiegegevens van een werknemer onder de GDPR (General Data Protection Regulation) als persoonlijke gegevens worden beschouwd, telkens wanneer ze betrekking hebben op een identificeerbaar individu.
Wanneer een werkgever bijvoorbeeld apparatuur voor het volgen van voertuigen gebruikt, verzamelt hij niet alleen informatie over het voertuig, maar ook over de werknemer, zoals zijn rijgedrag en locatiegegevens.
Om deze reden moet de werkgever aan strenge eisen voldoen om voertuigvolgsystemen rechtmatig te laten zijn onder GDPR, zoals het kunnen aantonen van een rechtsgrondslag voor de implementatie van het apparaat, zoals toestemming; wettelijke verplichting; vitale belangen; publieke taak; of legitieme belangen.
Voertuigvolgsysteem - verantwoordelijkheid van de werkgever
Werkgevers hebben echter ook de verantwoordelijkheid om geen misbruik te maken van de verzamelde gegevens. Om misverstanden en misbruik van informatie te voorkomen, raden we aan een schriftelijk beleid te hebben voor het gebruik van gegevens uit trackingsystemen, zodat u uw werknemers kunt informeren dat trackers worden gebruikt, kunt uitleggen waarom trackers nodig zijn en de procedure kunt uiteenzetten voor het gebruik van deze gegevens in een disciplinaire context, mocht dat nodig zijn.
Een effectief en uitgebreid beleid omtrent voertuigvolgsystemen moet het volgende bevatten
Een gedetailleerde uitleg van wat een volgsysteem is en hoe het werkt
De redenen waarom het bedrijf heeft gekozen voor tracking
De voordelen van voertuigvolgsystemen voor zowel het bedrijf als het personeel
De precieze aard van de gegevens die u zult verzamelen
De doeleinden waarvoor de verzamelde gegevens worden gebruikt
Details over hoe die gegevens worden beschermd en wie er toegang toe heeft
De aard en omvang van voertuigmonitoring tijdens werkuren
Welk privégebruik kan worden gemaakt van een bedrijfsvoertuig en onder welke voorwaarden?
Klinkt dit als een mijnenveld? Neem vandaag nog contact met ons op voor meer informatie - laten we eens praten en u de gemoedsrust geven dat uw tracking software-oplossingen aan alle juiste privacyvereisten voldoen.