Voertuigen monitoren en privacy: dit zegt de wet
Als wagenparkbeheerder wil je natuurlijk vooral dat je team op het juiste moment op de juiste plaats is, iets waarbij voertuigtracking behoorlijk essentieel is. Er bestaat geen twijfel over dat GPS-trackers en andere telematica helpen met efficiëntie en winstgevendheid, maar hoe zit het met de ethische kant van personeel tracken? Laten we even bekijken wat de privacywet zegt.
Medewerkers monitoren: het is een hot topic, zeker met het toegenomen aandeel thuiswerkende medewerkers. De grens tussen het implementeren van technologie die je business ten goede komt en een inbreuk plegen op de privacy van je medewerkers, kan erg dun zijn. Het is daarom belangrijk om je bewust te zijn van welke wetten en regels gelden, zodat je de balans tussen beide kanten mooi in evenwicht houdt.
Mag je medewerkers monitoren in België?
Je medewerkers monitoren en/of tracken is toegestaan, maar alleen als je voldoet aan de bepalingen van de Gegevensbeschermingsautoriteit. Die stipuleert vier principes waarmee je als werkgever rekening moet houden:
Wettigheid: de regels en afspraken rond het monitoren moeten duidelijk vastgelegd worden in je bedrijfsreglement. Ze moeten worden opgesteld in samenspraak met je personeel, en de doelen van het monitoren moeten expliciet uitgelegd worden.
Rechtmatigheid: het doel van het tracken moet opwegen tegen de inbreuk op de privacy van medewerkers.
Evenredigheid: het trackingsysteem moet uitgeschakeld kunnen worden buiten de werkuren, en het gebruik van de data in het trackingsysteem moet evenredig zijn met de positie van de medewerker.
Transparantie: de werkgever moet duidelijk aangeven wat er gemonitord wordt, waarom, wanneer, en wat er met de data gebeurt.
Het principe van rechtmatigheid klinkt misschien afschrikwekkend, maar dat is het niet. Bedrijven met een wagenpark dat naar klanten uitrijdt, kunnen duidelijk aantonen dat zaken als GPS-tracking en monitoren van rijgedrag gerechtvaardigd zijn door zakelijk belang. Ze helpen je immers efficiënter te werken dankzij diepgaande inzichten in parameters als voertuigbezetting, digitale kilometerregistratie en meer.
Hoe verantwoord je monitoring aan je personeel?
Wat mag volgens de wet en wat juist aanvoelt als medewerker, is niet altijd hetzelfde. Het is daarom niet alleen belangrijk om de regels te volgen, maar ook om je personeel mee te krijgen. Gelukkig zijn er manieren om dit vlotter te laten verlopen.
Zorg voor duidelijk beleid en heldere communicatie. Transparantie is van het grootste belang. Leg uit wat er gemonitord wordt, wanneer, hoe, en waarom.
Benadruk de voordelen. Leg uit wat het doel van het monitoren is en welke voordelen het met zich meebrengt voor het bedrijf en voor de medewerker, bijvoorbeeld een veiligere werkomgeving en het automatisch loggen van brandstofverbruik en werkritten.
Betrek je medewerkers. Beslis niet zomaar van bovenaf, maar laat je medewerkers meedenken en feedback geven over je systemen. Dat geeft vertrouwen.
Gebruik monitoring voor positieve doeleinden. Zaken als rijgedraganalyse kan je beter gebruiken als basis voor extra training en om positief gedrag te belonen, niet om inbreuken te bestraffen.
ABAX begrijpt dat de balans tussen monitoring en privacy delicaat kan zijn. Gelukkig zijn onze Smart Mobility-oplossingen ontworpen met deze balans in gedachten. Zo bieden onze geavanceerde oplossingen voor tracking- en monitoring jou waardevolle inzichten zonder een inbreuk te vormen op de privacy van je medewerkers.