Hur du rapporterar så att ledningsgruppen lyssnar

Att kommunicera siffror och data handlar om att sätta dem i rätt sammanhang. Som Fleet Manager betyder det att du kopplar informationen till företagets övergripande affärsmål. Som kostnadsoptimering, hållbarhet, säkerhet och operativ effektivitet. 

I en ledningsgrupp fattas beslut som påverkar en organisation på såväl strategisk som taktisk och operativ nivå. Olika kompetenser bidrar med sitt kunnande och sina erfarenheter för att skapa värde för företaget. Struktur är ett nyckelord för att arbetet ska bli framgångsrikt. 

Struktur är också ett ord som varje duktig Fleet Manager har en nära relation till. Vardagen består av många rörliga delar – från fordonshantering via personalsäkerhetsfrågor till mål som ska uppnås och processer som ska kontrolleras – varför en röd, praktisk tråd i tänkande och handlande gör livet lättare för både den enskilda Fleet Managern och hans eller hennes omgivning.

Vad är viktigast i en Fleet Manager-rapport?

Nyckeltal och mätvärden är för Fleet Managern, vad nätet och båten är för fiskaren. Att utvärdera hur en fordonsflotta presterar är omöjligt utan bärande datapunkter. 
Men i en rapport till ledningsgruppen kan den detaljerade informationen vänta ett ögonblick. Inled i stället med en snabb sammanfattning (insikter från rapporten och eventuella rekommendationer) samt en påminnelse om de affärsmål som är kopplade till Fleet Management. Din presentation kommer att uppfattas som logisk och lätt att följa med i (och inspireras av!) när fordonsflottans resultat ställs sida vid sida med företagets verksamhetsmål. 

 Efter förrätt kommer huvudrätt: dags för lite mer detaljerad info. 

Ditt Fleet Management-system tillsammans med ett antal utvalda nyckeltal skapar robusta förutsättningar att ge dina kollegor en korrekt bild av hur den fordonsflotta du ansvarar för presterar. Här är några konkreta exempel på faktorer du förmodligen vill ha med när du rapporterar:

• Kostnad per fordon och körsträcka

• Fordonsutnyttjandegrad

• Bränsleförbrukning

• Underhållskostnader

 Beroende på bransch och en organisations storlek kan nyckeltal delvis skilja sig åt. Men en bra tumregel är att om en process eller aktivitet i företaget påverkar intäkter eller kostnader är det självklart att följa, mäta, och analysera den. 

Om säkerhet och regelefterlevnad

En rapport till ledningsgruppen är av naturliga skäl informationstung. Beslut ska fattas och de behöver understöd av ord, siffror och procent. 

Frågor som rör medarbetarnas vardag och arbetsmiljö är kanske extra viktiga att presentera konkret och tydligt – så att de med lätthet kan förstås och bli till underlag för eventuella åtgärder och beslut: antal olyckor som involverar företagets fordon, inklusive kostnader och konsekvenser för medarbetare och produktivitet. Efterlevnad gällande lagar och regler, som kör- och vilotider samt miljökrav. Aktuella försäkringsärenden och kostnader. 

En organisation som prioriterar människors hälsa och säkerhet, oavsett om de är medarbetare eller kunder, kan mer sömlöst och med hög trovärdighet röra sig mellan olika viktiga fokus. Från ekonomi via produktivitet till människorna bakom siffrorna. Och här har du som Fleet Manager stora möjligheter att sätta tonen.

Hur trendig är du som Fleet Manager?

Din presentation går mot sitt slut. Du har kommunicerat fordonsflottans prestanda i relation till affärs- och verksamhetsmål. Du har förklarat och informerat. Och du har svarat på små och stora frågor. Nu återstår bara en punkt: trender och framtidsutsikter.

Alla organisationer och företag vill uppfattas som framåtlutade, offensiva och innovativa. Särskilt i en tid där automatisering och digital transformation dominerar diskussionen i styrelserum och vid ledningsgruppsmöten. Genom att addera några droppar omvärldsbevakning till din presentation säkerställer du att ledningsgruppen får tidig vetskap om faktorer som kan påverka både fordonsflottan och – i förlängningen – företaget som helhet. Ny teknik med förmåga att effektivisera processer kopplade till Fleet Management. Förändrade bränslepriser. Eller lagkrav som ändrar förutsättningarna för det dagliga arbetet. 

Återigen alltså en möjlighet för dig som Fleet Manager att tillföra ledningsgruppens arbete ny kunskap och relevant information. Så att ni kan diskutera i dag det ni ska fatta beslut om i morgon.