Hvordan kan software gjøre hverdagen enklere for flåteadministratorer

Flåteadministrator spiller en avgjørende rolle i å overvåke og administrere en kjøretøyflåte i ulike bransjer, fra budtjenester, servicebedrifter og blant håndverkere. Som en grunnleggende posisjon innenfor en virksomhet, må man innta flere roller for å sikre effektiv og smidig drift, i tillegg til å prioritere sjåførers velvære og sikkerhet mens de takler ulike driftsmessige utfordringer som oppstår daglig. 

Som flåteadministrator har man mange ulike ansvarsområder.

Vi har valgt å bruke begrepet flåteadministrator (flåtadmin) i denne artikkelen, men tittelen kan også være for eksempel administrasjonssjef, ressurssjef, sjåførkoordinator, flåtesjef eller lignende. En flåteadmin sin oppgave er å sikre at bedriftens kjøretøy alltid kjører trygt og effektivt. Disse ansvarsområdene varierer avhengig av organisasjon, bransje, drift og andre behov. Men, de utfører vanligvis følgende aktiviteter:

I løpet av det siste tiåret har rollen som flåteadmin gjennomgått betydelige endringer på grunn av fremskritt innen teknologi, endrede bransjedynamikker og nye miljø- og reguleringshensyn. Disse endringene har formet ansvarsområdene og forventningene som legges på flåteadmin, og gjort dem til strategiske ledere innenfor organisasjonene sine.

En viktig driver for denne utviklingen er integrasjonen av teknologi. Flåteadmin har nå tilgang til sofistikert software for flåtestyring, telematikksystemer, GPS-sporing og datanalyseverktøy. Disse teknologiske fremskrittene gir sanntidsvisning i flåteoperasjoner, muliggjør datadrevne beslutninger, strømlinjeformer prosesser og forbedrer generell effektivitet.

Det har også vært økt fokus på bærekraft og miljøpåvirkning. Flåteadmin utreder ofte alternative typer drivstoff, innfører elektriske kjøretøy, og implementerer andre grønne initiativer. Evalueringen av gjennomførbarheten og påvirkningen av overgangen til mer miljøvennlige flåteløsninger har blitt en avgjørende del av deres rolle i enhver organisasjon.

Flåteadmin jobber ikke lenger isolert, og rollen har utviklet seg til å kreve strategisk samarbeid med andre avdelinger innenfor organisasjonene deres. Deres innsikt og bidrag etterspørres i forbindelse med strategisk planlegging og beslutningsprosesser. Det forutsetter et nært samarbeid med innkjøp, økonomi og driftsavdelinger for å tilpasse flåtestyringsmålene til overordnede forretningsmål.

Til syvende og sist har flåteadmin, med teknologiens fremskritt, utviklet seg fra tradisjonelle operasjonelle roller til å bli strategiske ledere som utnytter teknologi, data og bransjetrender for å optimalisere utnyttelsen av kjøretøyflåten, forbedre sikkerheten, redusere kostnader og forbedre kundeopplevelsen. Det gjør flåteadmin til viktige bidragsytere i organisasjonen.

Hvorfor har rollen til software blitt så viktig?

Innefor flåtestyring er data gull verdt. Flåtestyringsoftware har derfor blitt kritisk nettopp på grunn av evnen som teknologien har til å utnytte og bruke data effektivt. Ved å integrere ulike datakilder, som telematikk, GPS og kjøretøydiagnostikk, gir denne type software lederne sanntidsvisning av flåtens ytelse, drivstofforbruk, vedlikeholdsbehov og føreratferd. Denne datadrevne tilnærmingen gjør det mulig for flåteadmin å ta informerte beslutninger, optimalisere ruter, forbedre drivstoffeffektiviteten og øke generell operasjonell effektivitet.

Ved å implementere software spesielt for flåtestyring kan virksomheter senke driftskostnadene på ulike områder av flåtestyringen ved å analysere føreratferd og administrere flåten.
 

• Bedre føreratferd reduserer kostnader: bøter og dårlig føreratferd gir unødvendig høye kostnader. Med sporingsfunksjonalitet for føreratferd kan man ved hjelp av software utløse automatiske varslinger for hendelser som for eksempel overskridelse av fartsgrensen, noe som gjør det mulig å handle umiddelbart. Rapporter om føreratferd vil være et solid grunnlag for opplæring og veiledning av ansatte, dette sammen med biiligere bilforsikring fikk Mandal bygg erfare etter å ha brukt sporing. 40 prosent av dødsulykkene i trafikken oppstår som følge av trafikantenes manglende etterlevelse av trafikkreglene, inkludert kjøring i høy fart, ifølge en studie gjort i 2022 av Transportøkonomisk institutt.* Færre ulykker og skader betyr lavere kostnader for virksomheten din.

• Spar drivstoff med data: En sjåførs innvirkning på drivstoffeffektivitet kan være så mye som nesten 20%, basert på data samlet inn fra vår kundebase. Dårlig kjøreatferd, som hard akselerasjon, tomgangskjøring, ujevn hastighet og hard bremsing, er vaner som kan monitoreres og korrigeres ved hjelp av software.

• Reduser kostnader med forebyggende vedlikehold: Bruk av mobilitetsdata vil sikre at kjøretøyene er godt vedlikeholdt. Forebyggende vedlikehold vil også avverger driftsstans. Hver gang et kjøretøy bryter sammen, er det penger og tid som går tapt. Med data kan styringssystemer for kjøretøy i sanntid monitorere varsler for å identifisere mindre problemer før de blir større, noe som bidrar til å redusere dyre reparasjoner og nedetid.

Softwareutvalget er stort – men er det nyttig når det brukes alene?

Som flåteadministratorer benytter man ofte flere applikasjoner, hver av dem tar seg av ulike aspekter av driften. En slik fragmentert og delt tilnærming resulterer i ineffektivitet og begrenser evnen til å oppnå en helhetlig oversikt over resultatene for kjøretøyflåten. Imidlertid trenger det ikke å være slik. La oss kort presentere fem ulike applikasjoner, som hver har et nyttig, men begrenset fokus:

Telematikksystemer

Telematikksystemer bruker GPS-teknologi og innebygde sensorer for å samle og sende data om kjøretøy og sjåfører. Den brukes til å monitorere kjøretøyposisjon, spore ruter, analysere føreratferd og samle ytelsesdata.

Software for drivstoffstyring 

software for optimalisering av drivstoffbruk hjelper flåteadmin med å få oversikt og administrere drivstofforbruk og -kostnader. Den beregner drivstoffeffektivitet, identifiserer drivstoffrelaterte problemer som for eksempel ineffektivitet samt man kan generere rapporter for analyse.

Programvare for administrasjon av vedlikehold

Programvare for å styre vedlikehold av flåten hjelper med å planlegge og spore kjøretøyvedlikehold og -reparasjoner (gjelder også maskiner). Den kan holde en oversikt over servicehistorikk, sende påminnelser for vedlikeholdsoppgaver, spore garantinformasjon og bidra til å administrere vedlikeholdsbudsjetter.

Programvare for ruteplanlegging 

Programvare for ruteplanlegging hjelper med å bestemme de mest effektive rutene for kjøretøyene sine. Den tar hensyn til faktorer som trafikk, avstand, leveringsvinduer og kjøretøyspesifikasjoner.

Programvare for sporing av eiendeler

Programvare for sporing av eiendeler gjør det mulig å spore og administrere verdifulle eiendeler som tilhengere, containere og utstyr. Den gir sanntidslokasjonsdata, varsler om uautorisert bevegelse eller tyveri og hjelper til med å strømlinjeforme eiendelsbruk.

Å drive ting i siloer kan føre til flere konsekvenser, inkludert dobbeltarbeid, fragmenterte data og begrenset effektivitetsgevinst. Flåtestyringsprogramvare, som løsningen som tilbys av ABAX integrerer ulike funksjoner i en enhetlig og sentralisert plattform – og strømlinjeformer driften. Man får tilgang til kritisk informasjon, som vedlikeholdsskjemaer, sjåførregistre og ruteoptimalisering – alt på ett sted. Denne integrasjonen forbedrer samarbeidet på tvers av avdelinger og gir bedre beslutninger, fordi dere får et helhetlig bilde av flåtens ytelse

Er flåtestyring software en kostnad eller investering?

Vi har ikke norske tall, men tall fra Data Bridge Market Research* viser at markedet for programvare for flåtestyring i UK vil vokse med rundt 10 prosent årlig frem mot 2029. Veksten drives av at flere og flere virksomheter erkjenner fordelene med effektiv flåtedrift.

Et vanlig spørsmål som oppstår når man vurderer flåtestyring software, er om det er en kostnad eller en investering. Mens den første utgiften ved implementering kan virke betydelig, er det viktig å betrakte det som en langsiktig investering som gir betydelige avkastning.

Programvaren gir en rekke fordeler som bidrar til kostnadsbesparelser og operasjonell effektivitet. Optimalisert ruteplanlegging, redusert drivstofforbruk, proaktivt vedlikeholds skjema og forbedret føreratferd er bare noen eksempler. Ved å utnytte disse evnene kan flåteadmin oppnå betydelige kostnadsbesparelser og forbedre den generelle flåteytelsen.
 

Som et eksempel bruker vi det som vi i Norge klassifiseres som små godsbiler. 

Disse kjører i gjennomsnitt 13.500 kilometer i året, ifølge Statistisk sentralbyrå*. Dersom kjørelengden for en slik bil reduseres med 10 prosent, og vi tar utgangspunkt i at den bruker 1 liter drivstoff per 10 kilometer og prisen er 20 kroner per liter, vil dette kunne spare 2.700 kroner per bil i redusert brukt av drivstoff. Større godsbiler kjører tre ganger så langt, og bruker langt mer drivstoff per mil – med tilsvarende større potensial for innsparinger. 

Dersom bilen kjøres i gjennomsnitt 60 kilometer i timen, sitter sjåføren bak rattet i 225 timer hvert år. Reduseres kjørelengden med 10 prosent, kan du frigjøre 23 timer til andre arbeidsoppgaver. Dersom sjåførens timepris ut mot kunde er 750 kroner, kan du for eksempel fakturere over 17.000 kroner mer i løpet av året (gitt at kjøring ikke faktureres). 

Ved implementering kan kostnadene for programvare for flåtestyring virke som en dyr investering, men i det lange løp sparer du tusenvis av kroner hvert år, øker inntektene i bedriften, og frigjør ressurser til videre utvikling av bedriften.

Utfordringene som flåteadmin vil møte i løpet av de neste 5 årene

Når vi ser fremover, vil flåteadmin møte flere utfordringer som det trengs innovative løsninger til å løse.

Sjåførmangel og rekruttering

Mangelen på kvalifiserte sjåfører forventes å vedvare, og utgjør en betydelig utfordring for flåteadmin. Etterspørselen etter transporttjenester fortsetter å øke, og å finne og beholde dyktige sjåfører vil bli stadig vanskeligere. I Norge mangler vi om lag tusen lastebilsjåfører. Lav lønn og lav status er blant årsakene.  

Flåteadmin må implementere strategier for å tiltrekke og beholde sjåfører, for eksempel å tilby konkurransedyktige kompensasjonspakker, forbedre sjåførtilfredshet og investere i sjåførutdannings- og utviklingsprogrammer. 

Flåtestyring software kan forbedre arbeidsforholdene for sjåfører ved å strømlinjeforme prosesser og redusere mye av frustrasjonen og stresset som sjåfører opplever. Integrerte sjåførapp-apper gjør det enkelt for flåtesjefer å administrere tidsplaner, kommunisere oppdateringer og gjøre sanntidsendringer i reiser etter behov. 

Funksjoner som dataanalyse, sanntidslokasjonsregistrering og ruteoptimalisering hjelper sjåførene med å unngå å bli sittende fast i trafikken eller måtte lete etter alternative ruter selv. Innovative programvareløsninger kan kontinuerlig gjøre livet lettere for både flåtesjefer og sjåfører. Ved å utnytte data om sjåførytelse og -atferd kan flåtesjefer identifisere områder for forbedring og implementere strategier for å tiltrekke og beholde talentfulle sjåfører.

Sjåførhelse og sikkerhet

Å sikre sjåførenes helse og sikkerhet er av avgjørende betydning. Sjåfører bør ikke behandles som ressurser, men som mennesker som prøver å fullføre oppgavene sine i svært stressende miljøer. Å kjøre er fysisk krevende, og lange timer på veien påvirker også sjåførenes mentale helse. Bedrifter kan investere i opplæring som hjelper sjåførene med å håndtere stress ved å fokusere på mental velvære. En sunn og lykkelig arbeidsstyrke er vanligvis også en mer produktiv arbeidsstyrke. 

Software spiller også en avgjørende rolle i å fremme sjåførsikkerhet ved å monitorere føreratferd, gi tilbakemelding i sanntid og muliggjøre rettidige inngrep. Sjåfører tilbringer lange timer på veien og kan lett bli slitne og begå feil som fører til ulykker. Oversikt over føreratferd letter også implementeringen for eksempel utdanningsprogrammer og systemer for kjøretid og kjørelengde.
 

Forstå den bredere rollen til data i organisasjonen

Data har ikke bare verdi for flåtestyring, men spiller også en betydelig rolle i andre avdelinger i en organisasjon. Software kan fungere som en bro mellom ulike avdelinger og muliggjøre deling av data og innsikt. Disse systemene utgjør bare en del av det globale transportspekteret, som består av ulike aktører fra kjøretøy- og sensorprodusenter, programvare- og kartdataleverandører til lagerstyringsansvarlige. Når data deles ordentlig mellom de ulike systemene, muliggjør det synergi og skaper ekstra verdi for både flåteadmin og kunder. For eksempel kan integrering av flåtestyring software med systemer for lagerstyring optimalisere lagerbeholdningsnivåer, forhindre tyveri og strømlinjeforme operasjoner. Den smarte lagerløsningen omfatter tiltak mot tyveri, lagerstyring og forebyggende tiltak, og gir en omfattende løsning.
 

Verdien av automatisering og AI

Automatisering og AI blir stadig viktigere også innenfor flåtestyring. Software kan automatisere repeterende oppgaver, som vedlikeholdsplanlegging og rapportering, og frigjøre tid for flåteadmin til å fokusere på mer strategiske oppgaver. AI-drevet prediktiv analyse kan også identifisere potensielle problemer før de oppstår, muliggjøre proaktivt vedlikehold og minimere nedetid for kjøretøy. Verdien av automatisering og AI innen flåtestyring kan ikke overvurderes. 

Flåteadmin jobber med store mengder data, og AI kan brukes til å analysere disse dataene og generere innsikt. Det kan bidra til å forbedre flåtevirksomheten ved å øke operasjonell effektivitet, for eksempel: 

• Prediktivt eller proaktivt vedlikehold av kjøretøy

• Utvidelse av eiendeler ved hjelp av algoritmer for ruteplanlegging og optimalisering

• Identifisering av dårlige førervaner, som aggressiv kjøring eller overskridelse av fartsgrenser, for å øke sikkerheten og redusere ulykker 

• Reduksjon av drivstofforbruk ved å identifisere atferds-, miljø- eller mekaniske mønstre som kan føre til drivstoffbesparelser
   

Elektriske kjøretøy

Fire av fem nye personbiler i Norge er elektriske. Det har også vært en markant økning i elektriske vare- og lastebiler, med en oppgang på nesten 25 prosent. Denne trenden forventes å forsterke seg, med økende etterspørsel etter grønn transport. 

Her spiller flåtestyring software en avgjørende rolle i å håndtere overgangen til elektriske kjøretøy ved å tilby verktøy for ruteplanlegging, optimalisering av ladestasjoner og overvåking av rekkevidden. Programvaren kan også hjelpe med den totale eierkostnaden for elektriske kjøretøy og veilede flåtesjefer i å ta informerte beslutninger angående adopsjonen av dem.
 

Beskyttelse av flåten

I Norge var det mer enn en million bilskader i 2022 og en markant økning i tyverier av biler. Økningen er i underkant av 28 prosent fra 2021. En betydelig del av dette gjelder vare- og lastebiler. Beskyttelse av flåteaktiva mot tyveri og skade er derfor en konstant bekymring, spesielt under økonomiske nedgangstider, når tyveriratene pleier å øke. 

Bedrifter som eier flåter, må gjøre alt de kan for å beskytte eiendelene sine. Å bruke flåtestyringsprogramvare gir funksjoner som geofence, som sender varsler når et kjøretøy forlater et forhåndsbestemt område, sanntids sporing og tyverialarmer, og gir en ekstra sikkerhetslag for kjøretøyene dine. Ved å automatisere lagerstyring og implementere forebyggende tiltak, hjelper flåtestyring software med å redusere risikoen for tap eller skade på eiendeler.

Flåteadministratorer møter mange utfordringer i sine daglige roller, fra sjåførmangel og sikkerhetsbekymringer til kostnadsoptimalisering og tilpasning til stadig endrede regelverk. Flåtestyring software, som løsningen er en omfattende og integrert tilnærming for å overvinne disse utfordringene. Ved å utnytte kraften i data, strømlinjeforme operasjonene og legge til rette for informerte beslutninger, muliggjør flåtestyringsprogramvaren at flåteadmin optimaliserer driften, forbedrer effektiviteten og oppnår betydelige kostnadsbesparelser i disse økonomisk krevende tidene.