ABAX

CarPay Fleet

CarPay Fleet är en applikation som utvecklats av Volvofinans Bank för tjänstebilförare för att manuellt rapportera körsträcka varje månad.

CarPay Fleet

CarPay Fleet är en applikation som utvecklats av Volvofinans Bank för tjänstebilförare för att manuellt rapportera körsträcka varje månad.

Vad löser integrationen?

CarPay Fleet gör det möjligt för förare av leasade bilar att exportera antal kilometer och vägtullar baserat på registrerade resor med dessa bilar i ABAX-systemet till CarPay Fleet-applikationen.

CarPay Fleet gör det möjligt att exportera endast den 1:a och 3:e varje månad eftersom förarrapporter måste ha rapporterats före "period locking date", som vanligtvis är före den 4: e varje månad. Under detta lås är det inte möjligt att utföra någon registrering av förarrapporter. Låset lyfts när alla fakturor har producerats och en ny period aktiveras.

Positionering: 

  • Lätt att installera och använda 

  • Möjlighet att aktivera / inaktivera integrationen för prenumeranter

  • Högsta säkerhet när det gäller dataskydd 

Hur man kommer igång?

Nedan följer en guide om hur man möjliggör CarPay Fleet och hur man exporterar data.

Hur man möjliggör CarPay Fleet

Administratören har möjlighet att möjliggöra integrationen med CarPay Fleet från integrationssidan.

Länk till integrationssidan är tillgänglig under Triplog-inställningar:

 

 

För att aktivera integrationen måste administratören aktivera knappen bredvid CarPay Fleet-ikonen på integrationssidan:

 

Hur man exporterar data till CarPay Fleet

 

När CarPay Fleet är aktiverad kommer länken till Exportera data till CarPay Fleet att finnas tillgänglig under Triplog-inställningar:

 

 

Den här knappen är tillgänglig för administratörer och förare. Men endast förare kan exportera till CarPay Fleet. Om en administratör också är en förare och vill exportera måste han logga ut och logga in på ABAX-systemet från sin förarkonto.


Förare kan exportera data till CarPay Fleet genom att klicka på länken CarPay Fleet under Triplog-inställningar som visas under avsnitt 1.

 

När föraren klickar på CarPay Fleet-knappen kommer han till sidan ”Min export”. "Min export"-sidan kommer att innehålla:

  • Förarens alla exportstatus (slutförd / misslyckad)

  • Månad och år för varje export

  • Avståndet för affärsrelaterade resor för varje export

  • Avståndet för privatresor för varje export

  • Avgiftskostnader för varje export (endast avgift från affärsresor)

 

Om föraren vill göra en ny export måste han klicka på antingen: "Ny export", "Uppdatera" eller "Försök igen". Alla dessa tre knappar är exakt samma och användaren kan bara exportera mellan 1:a och 3:e varje månad (i CET-tidszon) oavsett helger och helgdagar.

 

"Ny export" -knapp: 

  • Efter den 3: e varje månad inaktiveras knappen Ny export

  • När användaren först exporterar inom en månad kommer knappen Ny export att inaktiveras

  • Det kommer att visas ett meddelande för användarna att exporten är möjlig mellan den 1:a och 3:e dagen i en månad

 

 

Uppdateringsknapp:

  • Den här knappen kommer att visas när användaren exporterar först inom en månad med en slutförd status

  • Efter den 3:e varje månad kommer uppdateringsknappen inte att visas

 

 

 

 

Försök igen-knappen:

  • Den här knappen visas när användaren misslyckats med att exportera

  • Efter den tredje i varje månad visas inte knappen Försök igen

 

 

Om användaren vill exportera och det redan finns data i CarPay Fleet för den aktuella månaden kommer vi att visa en information om att data i CarPay Fleet kommer att skrivas över med de data som exporteras från ABAX. Användaren kan fortsätta eller avbryta exporten. Situationer när data redan kan finnas i CarPay Fleet:

  • Användaren klickar på Exportera ny knapp och innan han lägger till data manuellt i CarPay Fleet

  • Användaren klickar på Uppdatera 

  • Användaren klickar på Försök igen och innan han exporterar till CarPay Fleet med fullständig status does export to CarPay Fleet with a completed status 

 

 

Om föraren körde mer än ett fordon under den senaste månaden kommer systemet att visa ett alternativval med listan över alla dessa bilar så att föraren kan välja ett för export. Om föraren bara körde en bil under den senaste månaden visar systemet redan data för exporten för den bilen.

På sidan Ny export väljer systemet automatiskt data för föregående månad (t.ex. när användaren går in i export 02.02 - väljer systemet data för perioden 01.01 till 31.01) och visar sammanfattningen av data för exporten som inkluderar:

  • Förarens namn och registreringsnummer

  • Distans för affärsrelaterade resor 

  • Distans för privata resor 

  • Vägtullar för affärsresor

  • Vägmätarmått från månadens sista resa - om det inte finns någon vägmätare under den senaste resan kommer vi inte att skicka något värde (i sådana fall visar vi 'inga data' i användargränssnittet)

  • Lista över alla resor (affärer och privata) inom den valda månaden för export.

 

 

På sidan Ny export kommer systemet också att visa ett textfält för användaren att ange sitt personnummer:

  • När föraren kommer in i sitt personnummer och klickar på Export-knappen validerar systemet om det personnumret finns i CarPay Fleet. Om personnumret inte finns i CarPay Fleet kommer meddelandet "Kunde inte hitta tillhandahållet personnumret i ​​CarPay Fleet"

  • Om det personnummer som matats in av föraren finns i CarPay Fleet kan han exportera till CarPay Fleet

  • Om föraren inte anger sitt personnummer och klickar på Exportera-knappen kommer ett meddelande: "Personnummer krävs"

 

 

System exporterar följande data till CarPay Fleet:

  • Personnummer

  • Registreringsnummer

  • Vägtullskostnad för affärsresor ('feesAmount' i CarPay Fleet Api)

  • Total körsträcka för resor som är markerade som affärer ('distanceInservice' i CarPay Fleet Api)

  • Total körsträcka för både privata och affärsresor ('avstånd' i CarPay Fleet Api)

  • Vägmätare

 

Administratörer kan öppna länkar till CarPay Fleet från båda platserna: Integrationssida och Triplog-inställningar. *

Integrationssida: 

 

 

 

CarPay under Triplog-inställningar:

 

 

När administratören klickar på Exportera-knappen från Integrationslandningssidan eller CarPay Fleet-knappen under Triplog-inställningar kommer han till Export-sidan.

Exportsidan innehåller exportresultat för alla användare som exporterade. Exportresultaten inkluderar:

  • Vilken månad som exporten gjordes

  • Distans för affärsresor: det totala affärsavståndet för de förare som exporterade under den valda månaden

  • Distans för privata resor: det totala privata avståndet för de förare som exporterade under den valda månaden

  • Vägtullar: den totala vägtullskostnaden för affärsresorna under den valda månaden

  • Exportstatus:

  • Om 50 förare exporterade men för två av dem misslyckades exporten skulle status säga: 48 Slutförda 2 misslyckades

  • Om 50 förare exporterade och för 50 av dem var exporten lyckad skulle statusen säga: 50 slutförda

 

 

Om administratören klickar på en rad med exportöversikten för alla användare för varje månad (på sidan Exportera) kommer systemet att visa en separat sida med information om varje förares export för den månaden. Den sidan kommer att innehålla:

 

  • Förarens namn med sitt registreringsnummer

  • Distans för affärsresor

  • Distans för privata resor

  • Vägtullar från affärsresor

  • Vägmätare

  • Exportstatus 

  • Om exporten misslyckas visar systemet data för den exporten (misslyckades) i grått

  • Administratören kan klicka på knappen "All export" för att gå tillbaka till föregående Export-sida

 

* - Observera att administratören kan aktivera CarPay och genom att komma åt integrationen kan han bara se status för alla användares export. För att administratören ska kunna exportera till CarPay Fleet krävs att han loggar in på ABAX-systemet från sin förarkonto.