Inför körjournaler enligt MBL och GDPR
Som arbetsgivare måste du följa reglerna i Medbestämmandelagen (MBL) och GDPR kopplat till körjournaler. Det finns även krav på miljörapportering för många företag. Här får du reda på hur du ska implementera körjournaler på ett rättssäkert sätt, som både skyddar företaget och värnar om de anställdas integritet.
Kommunikation och samråd enligt MBL
Företaget behöver inte förarnas samtycke för att använda elektroniska körjournaler, men måste följa GDPR och enligt Medbestämmandelagen (MBL) måste arbetsgivaren informera och förhandla med de fackliga organisationerna innan stora förändringar genomförs, som införandet av körjournaler.
För dialog med fackliga representanter om hur körjournaler ska användas och hur insamlingen av data kommer att påverka arbetsrutinerna. För att minska eventuell oro över ”övervakning”, kan du betona att Fleet Management-systemet hjälper företaget att följa lagar och skatteregler.
Tydlig information till anställda
Arbetsgivaren bör förklara syftet med körjournalerna för de anställda. Exempelvis att du säkerställer korrekt redovisning av arbetsresor och privata resor för att undvika förmånsbeskattning och restskatt.
Med en korrekt dokumenterad körjournal kan företaget undvika onödiga skatter och sanktioner från Skatteverket.
Integritet och GDPR
Du måste följa GDPR när ditt företag samlar in och lagrar personuppgifter via elektroniska körjournaler. Enligt GDPR får personuppgifter endast sparas så länge det är nödvändigt för det specifika ändamålet.
Bokföringslagen säger att körjournalen ska sparas i sju år. Samtidigt måste du som arbetsgivare följa dataskyddslagarna och ha en tydlig policy för hur data lagras och hanteras.
Integritetsskyddsmyndigheten rekommenderar att data som samlas in genom spårning, exempelvis GPS-data, inte lagras längre än tre månader, om det inte finns särskilda skäl att förlänga perioden. GDPR säkerställer att de anställdas integritet skyddas och ABAX säkerställer att du uppfyller företagets juridiska skyldigheter.
Integritetsskyddsmyndigheten har klargjort att insamling av GPS-data måste begränsas till vad som är nödvändigt för att uppfylla företagets syfte, exempelvis skatterapportering. Samtidigt måste företaget vara transparent och informera de anställda om hur data används, vilket regleras i företagets dataskyddspolicy .
Privata resor och tjänsteresor enligt GDPR
Enligt GDPR kan den anställda ha rätt att särskilja privata resor från tjänsteresor. Arbetsgivaren borde säkerställa att det finns en funktion för att "stänga av" spårningen under privata resor, särskilt när en företagsbil används både privat och i arbetet.
GDPR reglerar inte specifikt rätten att särskilja privata resor från tjänsteresor utan rätten till skydd av personuppgifter, och i det här fallet handlar det om att företaget måste ha en rättslig grund för att behandla uppgifterna och se till att respektera den anställdes integritet, särskilt under privata resor.
Därför är det viktigt att ditt företaget inför lösningar som gör det möjligt för förare att växla mellan privat och tjänstespårning för att respektera den personliga integriteten. Detta förhindrar onödig övervakning utanför arbetstid och minskar risken för felaktig beskattning.
Miljörapportering
För att miljörapporten ska vara korrekt i ABAX lösning behöver du endast registrera vilket drivmedel som används och hur mycket fordonet förbrukar. Detta är särskilt viktigt för att följa upp företagets miljömål och minska koldioxidutsläpp genom att fylla i bränsleuppgifter.
Med ABAX kan du automatiskt registrera dessa uppgifter och hjälpa till med att skapa detaljerade miljörapporter.