Flåtestyring - Alt du trenger å vite

Hva er flåtestyring?

Flåtestyring defineres som en prosess som gir bedriften oversikt over og muligheten til å styre all informasjon som har med flåten å gjøre: kjøretøy, maskiner og andre eiendeler. En flåteadministrator har ansvar for at flåten drives effektivt og overholder tidsplanen, innenfor budsjettets rammer. En administrator kan følge med på aktivitetene i flåten og treffe beslutninger om utstyrskontroll, rutevalg og eventuelle anskaffelser av nye eiendeler.

Fordelene ved kart i sanntid

De fleste bedriftsledere bruker allerede kart i bedriftens andre tjenester. Hvorfor ikke velge en telematikkpartner som tilbyr det samme kartet som teamet ditt allerede er vant til? Velg fritt blant Google Maps, gatekart, 3D-kart og satellittfoto, og øk effektiviteten for virksomheten din, enten den opererer lokalt eller globalt.
 

Kartleverandører som Google og HERE Maps bruker kjernedata fra over 400 lidar-utstyrte kartleggingskjøretøy over hele verden. Kartene bygger dessuten på offentlige data, satellittbilder og tilbakemeldinger fra brukere. Kartleverandørene legger inn flere lag med informasjon i grunnkartet, som er nyttige for flåtestyring, for eksempel veier, interessepunkter, postnumre og 3D-landemerker.

• Presis ruteplanlegging

• Sanntidsdata i kartet

• Avansert ruteplanlegging

• Finn eiendeler

• Finn førere

• Mindre tid på flåtestyring, mer tid til yrket ditt

Anskaffelse av kjøretøy og maskiner til flåten

Når bedrifter skal anskaffe nye kjøretøy og maskiner til flåten, skjer det oftest ved kjøp eller leasing.

Kjøp

Ved denne typen anskaffelse kjøper bedriften et kjøretøy direkte fra en merkeforhandler, et auksjonshus eller en uavhengig forhandler. En av fordelene er fri profilering og fargevalg på bilene, og mange bilprodusenter og forhandlere tilbyr flåterabatter for bedrifter som ønsker å kjøpe kjøretøy i større parti.

Ulempen er at kjøp av kjøretøy og maskiner forutsetter en stor økonomisk investering og antallet som velger å lease, er derfor økende.

Leasing og leie

Når anskaffelse av kjøretøy og maskiner skjer ved leasing, inngår bedriften en leasingavtale med organisasjonen eller selskapet som eier kjøretøyene. Denne avtalen dekker alle vilkår for leasingen, som månedsbeløp, vedlikeholdskrav, forventet kjørelengde og leasingperiode.  

Ved leasing av flåtekjøretøy blir de månedlige kostnadene normalt lavere, og du kan fornye flåten med noen års mellomrom. En av de største ulempene ved leasing er at leietakeren ofte står ansvarlig for eventuelle skader på kjøretøyet når leasingperioden er omme. Med gode forsikringer kan denne risikoen reduseres, men det er likevel noe flåteadministratoren bør ta i betraktning.

Grønne flåter

I de senere årene, i takt med den globale klimaendringen, har miljøavtrykk fått mer plass i mediebildet. Mange bedrifter har derfor begynt å flytte flåtene sine bort fra tradisjonelle drivstofftyper som bensin og diesel til mer miljøvennlige alternativer som el- og hybridbiler, og det har blitt stadig flere elbiler og elektriske maskiner.

Det er mange grunner til å vurdere «grønnere» alternativer i kjøretøy- eller maskinflåten. En grønn flåte som administreres effektivt, kan gi en betydelig reduksjon i kostnadene og man unngår de høye drivstoffprisene. I tillegg kan grønne kjøretøy gi store reduksjoner i flåtens utslipp, noe som er en umiddelbar og meningsfull måte å redusere bedriftens miljøavtrykk på.

En mulighet til å forbedre bedriftens omdømme kan være god nok grunn til å vurdere en grønn flåte. Dessuten er det viktig å ha i bakhodet at kommende og nye lovgivningsforslag kan tvinge transportnæringen og anleggsbransjen over på grønnere alternativer. 

GPS for flåtestyring

Noe av det viktigste som har skjedd i bransjen, er utbredelsen av flåtesporing og posisjoneringssystemer (GPS) som sporer kjøretøy og maskiner i sanntid. Dette gjør det mulig med oppdateringer og varslinger i sanntid på grunnlag av data som sendes direkte fra kjøretøyet til IOT-plattformen.

Hovedmålet med flåtestyring er økt effektivitet og lavere driftskostnader. Med GPS-sporing og flåtestyring vil flåten avgi en rekke nyttige opplysninger:

• Eiendelens posisjon

• Kjøreruter

• Tid på tomgang

• Førerstatus (i bevegelse, parkert eller på tomgang)

• Hendelser i kartet (bråbremsing, krappe svinger eller rask akselerasjon)

• Brukslogg som utgangspunkt for vedlikeholdsplan
   

Sporing av last og cargo i transportbransjen

Ved å ta i bruk styringssystemer for sporing av last vil driften av flåten bli smidigere. Uansett hvor stor eller liten flåten er, vil du kunne planlegge og lære fra tidligere rutevalg og analysere lastetiden ved hjelp av geofence-områder. 

Telematikkløsningen tar utgangspunkt i tettpakket informasjon og gjør den om til lettfattelige instrukser, noe som gjør det enklere å treffe beslutninger. Dataene som vil gjøre flåten din bedre er pålitelige og kommer i sanntid. Gjør hverdagen lettere for førerne i flåten ved å velge ruter som sparer tid og reduserer stress.

Øk sikkerhet for flåter med GPS

Et flåtesporingssystem kan også bidra til å forbedre sikkerheten på veien til flåten din samt sikkerheten på byggeplassen. Med bruken av GPS sporing kan du identifisere hendelser med usikker kjørepraksis på kartet, for eksempel hard nedbremsing eller krappe svinger. Denne føreradferdinformasjonen gir selskapet en mulighet til å undersøke og ha en diskusjon med den ansatte før et sikkerhetsproblem blir en mer alvorlig hendelse.

Opplæring av sjåfører i flåten

Den største hindringen for flåteadministrator når det innføres et sporingssystem, er motstand fra de ansatte. Mange ansatte vil mene at innføringen av en slik programvare gir bedriften mulighet til å spionere på dem, til tross for at systemene er laget for å ivareta medarbeidernes personvern og vil være til nytte for bedriften.  

Undervisning og opplæring er de beste metodene for å imøtegå de ansattes motstand mot flåtesporing. En opplæringsmetode som er ovenfra-og-ned, og dermed starter med ledelsen, er en god måte å opparbeide seg de ansattes tillit på.

Lær mer om personvern i ABAX  
     

Ideelt sett skal både sjåførene av kjøretøy og maskinførerne få opplæring. Ved å kunne tilby regelmessige obligatoriske og valgfrie opplæringsprogrammer, kan du holde førerne dine oppdatert på bransjetrender og bedriftsprosedyrer, som for eksempel retningslinjer for førere. Ved å gi førerne en kombinasjon av løpende praktisk og teoretisk opplæring vil de betjene bedriftens kjøretøy trygt og effektivt. 

Det finnes flere løsninger for å spore føreradferd i flåter. Tjenesten gir både føreren og deg som leder informasjon om hvordan førerne opptrer i trafikken, og fra ABAX Driver-appen får de konstruktive tilbakemeldinger om hvordan de kan forbedre kjøringen sin, for eksempel når det gjelder bråbremsing og ujevn kjøring. På denne måten bidrar du til å forebygge ulykker.

Regelverk og personvern for flåteadministratorer

For at de ansatte skal føle seg trygge, er det viktig at personvernlovgivningen følges. Når du finner sporingsløsningen som passer for deg, bør du forsikre deg om at håndteringen av opplysninger skjer i tråd med GDPR, og at leverandøren kan hjelpe deg med å definere formålene med bruken av en slik sporingsløsning.

Godt organisert vedlikehold gir bedre sikkerhet  

En stor del av den operatørrelaterte risikoen som er knyttet til flåten, kunne vært unngått om maskinene var i topp stand. Å følge med på og å følge opp vedlikehold vil ikke bare føre til færre ulykker, men også redusere uforutsette reparasjonskostnader samt redusere tiden flåtens kjøretøyer er ute av drift. I tillegg bør alle førerne vite hvor det finnes sikkerhets- og førstehjelpsutstyr i kjøretøyene de betjener, og hvordan dette brukes på riktig måte. 

Sikkerhetskultur  - HMS for din flåte

Noe av det viktigste du kan gjøre som flåteadministrator, er å skape en sikkerhetskultur og tydelig HMS i bedriften. Du kan også innføre obligatoriske sikkerhetsregler for flåten for å forebygge ulykker og sørge for at førerne er tryggere på veien.  

Disse reglene bør omfatte retningslinjer som gjør det påbudt å bruke sikkerhetsbelte og overholde fartsgrensene, og for hva som skal gjøres ved hendelser som havari eller ulykker. Dette kan oppnås gjennom å ha et sikkerhetsfokus på alle nivåer i organisasjonen – fra ledelsen til nyansatte.

Bedre tyverisikring med sporing

Ved uhell eller tyveri kan sporing (GPS eller bluetooth) brukes til å overvåke og spore kjøretøy, verktøy og maskiner. I tillegg kan man spore hvem som har tilgang til kjøretøyet og/eller utstyret, og overvåke ikke-autorisert bruk ved hjelp av geofence rundt geografiske områder av forskjellig størrelse, som prosjektområder og anleggsområder. 

Full oversikt over flåtens vedlikehold

Et forebyggende vedlikeholdsprogram bør gjelde fra det øyeblikket anskaffelsen finner sted. Programmet må inneholde fastsatte kontroller, service og reparasjoner. Målet er at eiendelen skal være mest mulig tilgjengelig. Et godt vedlikeholdsprogram for flåten bidrar til lavere risiko, høyere sikkerhet og lavere kostnader.  

Hvis ikke flåten blir forsvarlig fulgt opp og vedlikeholdt, vil eiendelene til slutt bli farlige å bruke. De vil ikke bare utsette ansatte for risiko, men dårlig vedlikehold kan også føre til at de ansatte ikke lenger bryr seg. Da er det fare for at noe kan gå galt, og at bedriften kan bli trukket til ansvar.

Vedlikehold kan deles inn i tre hovedkategorier 

1. Forebyggende vedlikehold

Fokuserer på å opprettholde den overordnede «helsen» til kjøretøyet eller maskinen, samtidig som man følger med på potensielle problemer som kan utvikle seg over tid. Et eksempel på raskt og effektivt. forebyggende vedlikehold kan være ukentlig kontroll av dekktrykket. 

2. Rutinemessig vedlikehold

Denne typen vedlikehold har mye til felles med forebyggende vedlikehold, men fokuserer på arbeid som må gjøres regelmessig for alle de ulike typene eiendeler. Her snakker vi altså om oljeskift, dekkrotasjon, kontroll av væskenivåer, motorrengjøring osv. Hvor ofte dette vedlikeholdet må utføres, avhenger av maskin- og kjøretøytypen. 

3. Akutt vedlikehold

Som betegnelsen antyder, er akutt vedlikehold noe som ikke er forutsett, og som derfor ikke kan planlegges eller foregripes.  En bedrift som har gode retningslinjer for forebyggende og rutinemessig vedlikehold, vil kunne bruke data fra telematikkløsningen til å unngå at akutt vedlikehold fører til store kostander og forsinkelser.

Ved å bruke og oppnå utstyrskontroll får du god hjelp til å sette opp en plan for både det forebyggende og det rutinemessige vedlikeholdet av flåten.  

Hvordan kan vedlikehold av flåten bidra til å senke kostnadene?

Hvis det for eksempel blir utført unødvendig service eller vedlikehold på en gravemaskin, taper bedriften penger på den unødvendige og hendelsen, men mangel på vedlikehold kan bli desto mer kostbart ved uforutsatte verkstedtimer og tapt driftstid.

Rutinemessig forebyggende vedlikehold bør omfatte følgende:

• En sjekkliste med vedlikeholdsoppgaver basert på spesifikke krav for det enkelte utstyr.

• En tidslinje for når disse oppgavene bør utføres. 

• Et enkelt system der operatørene kan registrere kontroller og fremtidige klager på utstyret. 

• Faste møter med jevne mellom der status for flåten diskuteres.

• Faglærte mekanikere, enten i eller utenfor bedriften, til å utføre reparasjoner og vedlikehold. 

• Testing, kontroll, smøring, rengjøring, reparasjon, utskifting av slitedeler osv.

Bedre effektivitet og rutevalg for flåten   

Bidra til at førerne kan unngå trafikkork og forsinkelser ved hjelp av historiske trafikkdata for bestemte steder, tider på dagen og ukedager. De fleste telematikkleverandører tilbyr historiske ruter, noe som er ideelt for å forbedre fremtidige ruter og bli mer effektiv. Hvert minutt sender kjøretøyet ditt en nøyaktig GPS-posisjon til veinettverket slik at du som administrator får opp den mest fordelaktige ruten, både der og da og for fremtiden.

Ta vare på utstyr og maskiner

ABAX' programvare kan brukes til å utvikle, innføre og opprettholde et forebyggende vedlikeholdsprogram for hele flåten. Ved å innføre et automatisk system gjør denne teknologien alt så mye enklere.

Telematikkløsningen ABAX tilbyr, samler automatisk inn data om alt du kan ønske om flåten, som kjøretøyposisjoner, føreradferd, kjøretøyaktivitet, motordiagnostikk osv. Denne informasjonen samles inn og lagres slik at flåteadministratorer og teknikere enkelt skal kunne få tilgang til rapporter. 

Rapportene som legger base for handling

Rapportene hjelper flåteadministratoer med å administrere alle kjøretøy, maskiner og utstyr som bedriften har tilgjengelig. Med hjelp av automastske rapporter får du de viktigste opplysningene rett i innboksen.

Forsikring for flåter

Forsikringsbransjen er generelt komplisert og vanskelig, og flåteforsikringer er intet unntak. Ved å ta med løsninger som belønner god føreradferd, blir premiene lavere, som for eksempel med britiske Zego insurance, som reduserer regningen til kunden når førernes adferd er god.

Ser du etter en forsikring for hele kjøretøyflåten? Her er noen tips: 

Bruksbasert forsikring er et alternativ som tilbys av enkelte bilforsikringsselskaper, som Zego, som sporer kjøremønsteret for flåten og kan gi lavere forsikringspremier – så lenge kjøreadferden i flåten er god.

Bruksbaserte modeller tilbys av stadig flere forsikringsselskaper. Dermed sparer kundene deres penger og risikoen for førerne begrenses. Og med interne førerregler som forplikter førerne til en viss føreradferd, kan en bruksbasert forsikring gjøre at du kan forutse kostnadene mer nøyaktig. 

Hvorfor skal du ta i bruk ABAX Flåtestyring?

Med ABAX' flåtestyringsprogram til sporing og analyser vil du få optimalisert alle aspekter ved flåten. Den fremtidsrettede flåteprogramvaren gjør at du kan lære opp førere, spore flåten, bedre vedlikeholdet og sikkerheten, redusere risikoen, være forberedt på alle driftssituasjoner og styrke risikohåndteringen.

Ved hjelp av en sporingsløsning vil alle de viktigste dataene bli presentert i et brukervennlig grensesnitt slik at du alltid har de viktigste tallene for hånden.