Krav og nytte av elektronisk kjørebok i norske selskaper
Elektronisk kjørebok har blitt et stadig mer aktuelt verktøy for norske bedrifter. Her har vi sammensatt en omfattende guide som ser på både kravene satt av Skatteetaten og nytten bedriften din kan ha av å investere i en slik løsning.
Hva krever Skatteetaten av elektronisk kjørebok i 2024?
Basert på Skatteetatens krav, skal en elektronisk kjørebok:
Registrere faktisk kjørt distanse, dato og klokkeslett.
Ikke gi mulighet for å rette eller slette registrerte opplysninger.
Dokumentere adresser for turens start og stopp, samt et formålsfelt hvor det angis om turen er privat eller beskriver yrkesreisens formål.
Registrere eventuelle avvik i kjøreboken, slik som driftsstans.
Anskaffes og administreres av arbeidsgiver. Dette betyr at arbeidsgiver er ansvarlig for installasjonen og har tilgang til og behandler nødvendige opplysninger i kjøreboken i tråd med opplysningsplikten.
Det er verdt å merke seg at verdsettelse av den private fordelen ved bruk av varebil klasse 2 eller en mindre lastebil kan baseres på faktisk bruk med en fast kilometersats på kr 3,40, uavhengig av kjørelengde. Men, dette forutsetter at du fører en elektronisk kjørebok.
Kan arbeidsgiver kreve elektronisk kjørebok for kjøregodtgjørelse?
Mange lurer på om en arbeidsgiver kan kreve at kilometergodtgjørelsen skal dokumenteres med en elektronisk kjørebok, særlig hvis kjøringen skjer med en privatbil. Svaret er ja. Selv om det er din private bil, kan arbeidsgiver sette krav til hvilken dokumentasjon som er akseptabel for godtgjørelse.
Hvordan kan bedrifter dra nytte av elektronisk kjørebok?
Å investere i en elektronisk kjørebok kan gi flere fordeler for ulike avdelinger i bedriften:
Sjåfører: Ingen manuell føring av timer, fokuser på arbeidsoppgavene.
Arbeidsledere: Overblikk over alle biler og kan raskt sende nærmeste bil til kunder.
Bilansvarlige: Holder oversikt over serviceintervaller.
Lønnskontor og Økonomi: Automatiserte kjørebøker reduserer administrasjon og sikrer korrekt fakturering.
Ledelsen: Månedlige rapporter gir innsikt i lønnsomhet og besparelser.
Oppsummering
Elektronisk kjørebok er ikke bare et krav fra Skatteetaten men også et verktøy som kan øke effektiviteten i din bedrift. Fra å eliminere manuelt arbeid for sjåfører til å gi ledelsen verdifull innsikt, kan den rette løsningen gi betydelige fordeler. Skatteetaten har også satt klare krav til hvordan kjøreboken skal fungere, og arbeidsgivere kan kreve elektronisk dokumentasjon for kjøregodtgjørelse. Er du klar for å investere i fremtidens kjørebok?